مدیریت منابع انسانی

این وبلاگ برای نشر مطالب نویسنده وبلاگ و ترجمه های وی از متون انگلیسی پیرامون رشته مدیریت و بخصوص مدیریت منابع انسانی، ایجاد شده است.

تجزیه، طراحی و طبقه بندی مشاغل
ساعت ٢:٥٦ ‎ب.ظ روز یکشنبه ۱۱ دی ۱۳٩٠  کلمات کلیدی:

مدیریت منابع انسانی/دکتر ابطحی/ خلاصه فصل2

تجزیه شغل (Job Analysis)

به مطالعه شغل در سازمان به منظور شناخت نوع، میزان و نحوه انجام گرفتن فعالیتهای شغلی، شرایط محیط کاری و همچنین، شرایط احراز آن تجزیه شغل گویند. بنابراین در مراحل تجزیه شغل باید به این سه پرسش پاسخ داد:

1. چه نوع کارها و فعالیتهایی اجزا و عناصر تشکیل دهنده شغل میباشند؟

2. این کارها و فعالیتها چگونه باید شکل بگیرند؟

3. شاغل باید از نظر دانش، مهارت و یا رفتار چگونه باشد؟

هدف از تجزیه و تحلیل شغل تهیه و تنظیم دو فرم  اساسی "شرح شغل" و "شرایط احراز مشاغل"

با استفاده از اطلاعاتی که شغل و محتوای آن را بیان میکند، "فرم شرح شغل" و از بخش دیگر اطلاعات که در مورد شاغل و ویژگی های لازم برای انجام دادن موفقیت آمیز یک شغل است، "فرم شرایط احراز مشاغل" تهیه و تنظیم میگردد.

برخی از اصطلاحات تجزیه شغل

کار(work): اجزای تشکیل دهنده یک وظیفه

وظیفه(task): قسمتی از فعالیتهای جسمی یا فکری که به عهده یک فرد در سازمان گذاشته شده و یا انجام دادن آن از او خواسته میشود. مانند: واگذاری وظیفه شغلی پاسخ دادن به نامه ها به یک فرد

شغل(job): وظایف مشابه و مرتبطی که فرد در مقابل دریافت حقوق و دستمزد دارد.

پست(post): جایگاه سازمانی افراد

شرح شغل: خلاصه ای از اطلاعات مربوط به یک شغل خاص که بتواند آن را بشناساند.

شرایط احراز شغل: اطلاعاتی که از تجزیه شغل بدست آمده و شرایط احراز شغل را به نحوی که شاغل بتواند وظایف و مسئولیتهای محوله را به نحو احسن و منطبق با استانداردهای کاری انجام دهد، بیان مینماید.

حرفه(occupation): گروهی از مشاغل مشابه 

 روشهای تجزیه شغل

 الف- مشاهده : در این روش تحلیگران مشاغل شاغلین را برای مدت معین مورد مشاهده مستقیم قرار میدهند. مشاهده ممکن است به صورت حضور در محیط واقعی کار شاغلین باشد، که دراین صورت میتوان کلیه فعالیتهای شغلی را ثبت کرد؛ میتوان از عکس، فیلم و ... نیز برای مشاهده فعالیتهای شغلی استفاده کرد. ولی تجربه نشان داده است که مشاهده مستقیم درمحیط واقعی کار، نتایج بهتری در تجزیه و تحلیل مشاغل داشته است.

از معایب این روش فزونی هزینه (بخصوص زمانیکه با دیگر روشها درآمیخته شده باشد) را میتوان نام برد، زیرا درمقایسه با سایر روشها به وقت و نیروی بیشتری نیاز دارد.

 ب- مصاحبه: از این روش معمولاً پس از مشاهده یا همزمان با آن میتوان استفاده کرد و در واقع میتواند مکمل مشاهده باشد. مصاحبه هایی که به منظور تجزیه شغل صورت میگیرند میتوانند از نوع مصاحبه های طرح ریزی شده، نیمه طرح ریزی شده و یا کاملاً طرح ریزی شده باشند.

انتخاب هر یک از انواع مصاحبه به نوع و سطح مشاغلی که مورد تجزیه و تحلیل قرار میگیرند، بستگی دارد؛ ولی بیشتر از مصاحبه های نیم طرح ریزی شده استفاده میشود. در این روش معمولاً مصاحبه کننده از پیش پرسشهایی را تهیه و تنظیم و درمصاحبه از آنها استفاده میکند، ولی در خلال مصاحبه ممکن است برخی از سئوالات را تغییر دهد و سئوالات دیگری را مطرح کند.

استفاده از روش مصاحبه به مهارتهای بالایی نیاز دارد تا از اتلاف وقت و تعبیر و تفسیرهای نامربوط جلوگیری شود.

نتایج مصاحبه ها به نحوه همکاری مصاحبه شوندگان نیز بستگی دارد؛ حتی اگر مصاحبه شوندگان کاملاً همکاری کنند، باز هم ممکن است که در عمل به علت فراموشی، برخی از اطلاعات لازم به مصاحبه کنندگان منتقل نشود، بخصوص در مورد وظایف غیر روزمره.

یکی از معایب روش مصاحبه در تجزیه و تحلیل شغل صرف وقت و هزینه نسبتاً گزافی برای جمع آوری اطلاعات است.

 ج- پرسشنامه : یکی از ساده ترین، کم هزینه ترین و معمول ترین شیوه های جمع آوری اطلاعات است و در جامعه های گسترده تر آماری برای بالا بردن میزان اعتبار اطلاعات جمع آوری شده مؤثر است. در استفاده از این روش، کارشناسان تجزیه و تحلیل شغل معمولاً سئوالاتی که در روش مصاحبه مطرح میشود را به صورت پرسشنامه تنظیم کرده و برای شاغل ارسال میکنند تا پس  از پر کردن آنها را بازگردانند. کفایت استفاده از پرسشنامه در گرو نحوه تنظیم سئوالات آن است. سئوالات باید کوتاه، صریح، جامع، کامل و در برگیرنده کلیه عوامل مربوط به شغل باشند.

کارشناس تجزیه شغل باید قبل از توزیع پرسشنامه در جامعه مورد بررسی اطلاعاتی را در مورد اهداف کسب آن اطلاعات در اختیار ایشان قرار دهد تا آنان بتوانند با دقت و صداقت بیشتری به سئوالات پاسخ دهند.

 گاهی ممکن است پرسشنامه ها به صورت فهرست کارهای در دست بررسی (چک لیست) تهیه و تنظیم گردد.

د- بررسی پیشینه ها: روشی است که باید با یکی از روشهای مذکور تلفیق گردد تا نتایج آن قابل استفاده باشد. در زمانی که تجزیه و تحلیل کنندگان آشنایی کافی با مشاغل ندارند، بهتر است که در اولین مرحله برای تجزیه و تحلیل شغل از روش بررسی پیشنه ها استفاده نمایند.

مراحل مطالعه و بررسی پیشینه در تجزیه و تحلیل شغل:

  • تجزیه و تحلیل کلی سازمان در مورد اهداف و روشهای رسیدن به آنها
  • مطالعه اسناد و مدارک سازمانی در زمینه تاریخچه ایجاد شغل در سازمان مربوط
  • بررسی و مطالعه شغل در سازمانهای مشابه
  • مطالعه شرح شغل و شرایط احراز آن، در صورتی که وجود داشته باشد
  • مطالعه فرهنگ عناوین حرفه ای (The Dictionary of Occupational Titles:D.O.T)
  • بررسی و مطالعه سایر اسناد و مدارک کتبی موجود در سازمان

نتایج حاصل از تجزیه شغل

نتایج حاصل از تجزیه شغل، در واقع همان "شرح شغل" و "شرایط احراز شغل" است. با توجه به اینکه هیچگونه فرم استاندارد و یکدستی برای فرم های مذکور وجود ندارد، میتوان به نکاتی عمومی در این زمینه اشاره کرد که رعایت آنها ضروری میباشد:

فرمهای شرح شغل و شرایط احراز شغل باید گویا باشند و بدین منظور جملات بکار رفته در آنها باید کوتاه، ساده و در ارتباط با موضوع تهیه و تنظیم شوند و از بکار بردن کلمات گنگ، دو پهلو و دشوار و یا اصطلاحات فنی و تخصصی تا حد امکان خودداری شود. از شاخ و برگ دادن اضافی به موضوع که باعث سردرگمی میگردد نیز باید اجتناب کرد.

فرم شرایط احراز شغل باید حاوی کلیه شرایط و ویژگیهای فردی لازم برای موفقیت آمیز بودن شغل باشد. این فرم در واقع از مطالعه و بررسی دقیق فرم شرح شغل به دست می آید.

در تهیه فرم مذکور باید از بلند پروازی در تعیین شرایط لازم خودداری کرد، زیرا اینکار موجب بروز دو مشکل اساسی میشود: 1.تعداد نیروی انسانی را که می توان برای انجام دادن آن شغل نامزد کرد، کاهش میدهد 2.موجب انتصاب شخصی با شرایط بالاتر از حد نیاز برای آن شغل میگردد.

کاربستهای مختلف تجزیه شغل

الف- نیرویابی، جذب و گزینش

مسئولان جذب و گزینش سازمان، پس از مطالعه و بررسی دقیق فرمهای شرح شغل و شرایط احراز شغل می توانند مصاحبه ها و آزمونهای استخدامی را متناسب با مشاغل، پیش بینی و طراحی کنند و در نتیجه از بین متقاضیان افرادی را که بیشتر با مشاغل مورد نظر انطباق دارند، برگزینند.

ب- آموزش و بهسازی

اگر در مراحل گزینش، کسانی باشند که از دانش، اطلاعات، مهارت و یا ویژگی مورد نیاز خاصی برای انجام موفقیت آمیز شغل مورد نظر برخوردار نبوده و یا کمبودی در آن داشته باشند، با توجه به این اصل می توان پس از آموزش از برخی افراد مستعد استفاده کرد. گاهی نیز ممکن است به دلیل عرضه کم نیروی کار، لازم باشد که سازمانها نخبگان را جذب کرده و پس از آموزش آنان را به کار گمارند.

ج- رسیدگی به شکایات و نظم آفرینی

با استفاده از فرم شرح شغل میتوان تداخل وظایف و مسئولیتها را از بین برد؛ روشهای یکدست کار کردن را مشخص ساخت؛ روابط رسمی بین کارکنان را تعیین کرد؛ کارکنان و نتایج کارشان را هماهنگ ساخت؛ کم کاری های آشکار و پنهان را زدود و از تراکم کار در یک قسمت از سازمان جلوگیری کرد. بدین ترتیب یک شرح شغل صحیح و کامل، تکلیف کارکنان را در قبال سازمان روشن ساخته و ضابطه سنجش رفتارهای بهنجار و نابهنجار را درسازمان تعیین میکند. فرم شرح شغل را باید در بدو استخدام به کارکنان ارائه کرد و از آنان خواست تا بر طبق آن عمل کنند. بدین وسیله می توان انتظارات سازمان و مدیریت را از نیروی انسانی به آنان تفهیم کرد و اگر کارکنان بر خلاف آنچه در فرم شرح شغل آمده عمل کنند، میتوان آنان را مؤاخذه نمود.

د- حقوق و دستمزد

پس از تجزیه و تحلیل و شناخت دقیق مشاغل و تهیه فرمهای شرح شغل و شرایط احراز شغل میتوان آنها را در طبقات گوناگونی قرار داد و به تعیین ارزش ریالی آنها اقدام کرد.

هـ- ارزشیابی عملکرد کارکنان

در فرمهای شرح شغل، کلیه وظایف و مسئولیتهای شاغل، استانداردهای کاری، نحوه برقراری ارتباط با دیگران، اختیارات برای تصمیم گیری ها و بسیاری از اطلاعات دیگر وجود دارد که از آنها میتوان معیارها و عوامل لازم برای ارزشیابی عملکرد کارکنان را به دست آورد.

و- طراحی شغل (job design)

طراحی شغل عبارت است از تلفیق و ترکیب اجزای لازم و با معنی شغل با ویژگیهای شاغلین برای ایجاد پستهای سازمانی، چنانکه آن  پستها بتوانند انتظارات کارکنان و مدیریت را فراهم آورند.

طراحی شغل هم در کارایی نیروی انسانی و هم در کیفیت زندگی کاری آنها مؤثر است.طراحی یک شغل در واقع منعکس کننده عناصر و انتظارات سازمانی، محیطی و رفتاری از یک شاغل میباشد. میزان کارایی  کارکنان و رضایت آنان نشاندهنده این است که آیا یک شغل به نحو مطلوبی طراحی شده یا خیر. مشاغلی که به خوبی طراحی نشده باشند به کاهش کارایی و افزایش میزان ضایعات پرسنلی، غیبتها، شکایات، تمردها، استعفاها، اخراجها و مشکلات دیگر در سازمان میانجامند.

 نگرش نظام مند (سیستمی) به طراحی شغل: