مدیریت منابع انسانی

این وبلاگ برای نشر مطالب نویسنده وبلاگ و ترجمه های وی از متون انگلیسی پیرامون رشته مدیریت و بخصوص مدیریت منابع انسانی، ایجاد شده است.

برنامه ریزی نیروی انسانی
ساعت ٤:٢۱ ‎ب.ظ روز چهارشنبه ۱٤ دی ۱۳٩٠  کلمات کلیدی:

مدیریت منابع انسانی/ دکتر ابطحی/ خلاصه فصل 9

تعریف:

ü برنامه ریزی نیروی انسانی1 ، برنامه ای است که منابع انسانی مورد نیاز را پیش از نیاز واقعی و برای رسیدن به اهداف سازمانی پیش بینی میکند ومدیران سازمانی، بویژه مدیران پرسنلی، را قادر می سازد تا گامهای لازم را در زمانهای مناسب برای تضمین وصول به آن اهداف بردارند.

ü برنامه ریزی نیروی انسانی، حرکتی است که به وسیله آن سازمانها اطمینان می یابند که نوع و میزان نیروی انسانی مورد نیاز خود را در حال و آینده در اختیار دارند و منابع انسانی موجود و مورد نیاز در آینده، در زمان و موقعیت مناسب در سازمان قرار خواهند گرفت و خواهند توانست وظایف و مسئولیتهای خویش را در رسیدن به اهداف سازمانی انجام دهند.

مزایای برنامه ریزی نیروی انسانی

  1. امکان استفاده عاقلانه از منابع انسانی را برای سازمان و مدیریت فراهم میکند.
  2. هزینه های پرسنلی و استخدامی سازمان را کاهش میدهد.
  3. برنامه های گوناگون مدیریت پرسنلی مانند آموزش، ترفیع، جابجایی و... را هماهنگ میسازد.
  4. فعالیتهای منابع انسانی را با هدف و برنامه های آینده سازمان به گونه ای موثر هماهنگ میکند.
  5. نظامهای اطلاعاتی مدیران، بویژه مدیران منابع انسانی، را تقویت میکند.

کاربرد برنامه ریزی نیروی انسانی در سازمانها

  1. برآورد میزان و نوع نیروی انسانی موجود در بازار کار در آینده
  2. تجزیه و تحلیل برنامه های آینده برای تعیین نوع و میزان نیروی انسانی مورد نیاز
  3. تطبیق عرضه و تقاضای نیروی انسانی سازمان در آینده
  4. تعیین سیاست جذب، گزینش و آموزش منابع انسانی مورد نیاز برای رسیدن به اهداف و برنامه های سازمانی

مرتبط ساختن برنامه ریزی نیروی انسانی با برنامه ریزی استراتژیک

برنامه ریزی برای تامین مهارتهای مورد نیاز در آینده یکی از دلایل اصلی برنامه ریزی نیروی انسانی است. در واقع میتوان گفت که برنامه ریزی نیروی انسانی در اصل یک برنامه ریزی استراتژیک است که در جهت اهداف کلی سازمان و شیوه های لازم برای رسیدن به آن اهداف کلی حرکت میکند.

مراحل 5 گانه برای مرتبط ساختن برنامه ریزی نیروی انسانی و برنامه ریزی استراتژیک:

1- تشخیص فلسفه سازمان: مقصود سازمان چیست؟

2- شناخت شرایط محیطی: چه امکانات و یا موانعی در راه رسیدن به اهداف وجود دارند؟

3- ارزشیابی نقاط قوت و ضعف سازمانی: چه مسایل و عوامل درون سازمانی به ما کمک می کنند یا موانعی برای ما ایجاد میکنند؟

4- پروش اهداف سازمانی: چه انتظاراتی را در چه زمانهایی در نظر داریم؟

5- پرورش تدابیر: چه کارهایی، بهترین راه رسیدن به اهداف سازمانی است؟

 گامهای نخستین برای برنامه ریزی نیروی انسانی

ü مطالعه، شناسایی و تجزیه و تحلیل اهداف و برنامه های سازمانی

ü بررسی ضایعات پرسنلی

ü توجه به روند پیشرفتها در علم و فناوری عوامل و ابزار ارتباطی

ü گرداوری اطلاعات و پیش بینی منابع انسانی مورد نیاز در آینده و تجزیه و تحلیل های آماری و ریاضی

 مراحل برنامه ریزی نیروی انسانی

مرحله اول- پیش بینی میزان تقاضای نیروی انسانی در آینده

برای پیش بینی تقاضای نیروی انسانی در آینده روشهای مختلفی وجود دارد که یکی از آنها پیش بینی بلند مدت و کوتاه مدت کارکنان مورد نیاز در آینده است. اغلب مدیران به دلیل مشکل بودن پیش بینی های بلند مدت تقاضای منابع انسانی و تغییرات سریع در علم و فناوری، پیش بینی کوتاه مدت تقاضای نیروی انسانی را ترجیح میدهند.

عواملی که در این پیش بینی مؤثرند:

الف- عوامل موثر بر پیش بینی های بلند مدت تقاضای نیروی انسانی

بررسی اهداف و برنامه های بلند مدت سازمان

به دلیل توسعه روزافزون جوامع، اهداف و فعالیتهای سازمانی نیز رو به توسعه است تا بتوانند پاسخگوی نیازهای جامعه باشند. بنابراین بررسی میزان توسعه و تغییر اهداف و برنامه های بلند مدت سازمان که غالبا هم فعالیتهای آتی و هم نوع و میزان کارکنان مورد نیاز آن را در آینده مشخص میکند، یکی از راههای پیش بینی بلند مدت تقاضای نیروی انسانی در آینده است.

بررسی میزان رشد جمعیت

با در نظر گرفتن میزان واقعی رشد جمعیت کشور میتوان جمعیت سالهای آینده را تخمین زد و بر طبق آن وضعیت نیروی کار جامعه را پیش بینی نمود. بررسی و شناخت درصد نیروهای آماده به کار در آینده بر حسب سن، جنس، نوع و میزان تحصیلات و... این امکان را برای سازمان و مدیریت فراهم میسازد تا بین اهداف و برنامه های بلند مدت و آینده سازمان و نیروی کار فعال در بازار کار، هماهنگی نزدیکی ایجاد کند.

بررسی اوضاع و احوال اقتصادی

با توجه به عواملی از قبیل سیاستهای دولت، میزان رشد اقتصادی، امکانات اقتصادی موجود، فعالیتهای اقتصادی، نیازهای روزافزون جامعه و... میتوان تا حدودی به اوضاع و احوال اقتصادی آینده در بلند مدت پی برد.

بررسی روند فناوری

پیشرفتهای فناورانه یکی از عوامل موثر در نوع، میزان و ترکیب مشاغل سازمان و حتی حذف برخی از مشاغل موجود به شمار میرود. برای مثال، پیشرفتهایی که در زمینه کامپیوتر رخ داده نیاز به برخی مشاغل مانند بایگانی و دفترداری را کاهش داده و در عوض نیاز به متخصصان نرم افزار و سخت افزار کامپیوتر را افزایش داده است.

بررسی روند سیاسی-اجتماعی جامعه

برای برنامه ریزی بلند مدت مدیران و مسئولان برنامه ریزی باید تغییرات در دولتها، سیاستها و خط مشیها و قوانین و مقررات را در حد امکان در جامعه پیش بینی کنند. دگرگونی هایی مانند تمایل نیروی انسانی خارج از شهرها به کار در شهرهای بزرگ، عدم تمایل منابع انسانی مستقر در شهرها  و جوامع صنعتی به انتقال و خدمت در خارج از مرکز و تمایل برخی افراد به شغل های کاذب پر درآمد باید بدقت بررسی شوند.

ب- عوامل مؤثر بر پیش بینی های کوتاه مدت تقاضای نیروی انسانی

برنامه و بودجه

همه ساله باید پیش بینی های مشخصی برای میزان خرید، فروش، تولید و... برای سال آینده به صورت برنامه های کاری و اجرایی برای واحدهای مختلف سازمانی به عمل آید و نیز باید فعالیتها و ارقام ریالی لازم، نوع و میزان کارکنان مورد نیاز برای اجرای برنامه های سال آینده پیش بینی شود.

بررسی ضایعات پرسنلی

ضایعات پرسنلی مانند بازنشستگی، نقل و انتقالات، جابجایی ها میتوانند به مدیران در برنامه ریزی نیروی انسانی و پیش بینی منابع انسانی مورد نیاز در آینده کمک کنند. مدیران هم باید ضمن شناسایی عوامل موثر در ایجاد و افزایش ضایعات پرسنلی و سعی در به حداقل رسانیدن آنها، به گونه ای برنامه ریزی کنند تا این ضایعات اجتناب ناپذیر را جبران نمایند.

قوانین و مقررات استخدامی

قانون استخدام کشوری و قانون کار ضوابطی را بر اساس فرهنگ اسلامی برای استخدام، پرداخت حقوق، بیمه و... در نظر گرفته اند که مدیران و مسئولان برنامه ریزی نیروی انسانی باید با مطالعه و شناخت این قوانین و مقررات به برنامه ریزی نیروی انسانی بپردازند.

مرحله دوم- پیش بینی میزان عرضه نیروی انسانی در آینده

دو منبع برای تأمین نیازهای انسانی آتی وجود دارد: منبع داخلی که همان کارکنان موجود در سازمان هستند که استعداد ترفیع و یا امکان انتقال و جابجایی را دارند. و منبع خارجی که کارکنان موجود در بازار کار  آینده میباشند.

الف- پیش بینی میزان عرضه داخلی

بررسی و شناخت منابع انسانی موجود در سازمان

برای این نوع بررسی باید خلاصه ای از وضعیت کارکنان شاغل در مشاغل غیر مدیریتی و سرپرستی همراه با مهارت های موجود در آنان و نیز تجزیه و تحلیل و شناخت کارکنان شاغل در پستهای مدیریتی و سرپرستی را تهیه کرد. این بررسی ها کلیاتی را درمورد ابعاد مختلف کارکنان در اختیار سازمان، مدیریت و مسئولان برنامه ریزی قرار میدهد.

تجزیه و تحلیل و شناخت وضعیت مدیران موجود در سازمان، بویژه برای مدیران سطوح بالای سازمانی، باید با طراحی فرمهای مناسب هر سازمان صورت گیرد و تغییرات حاصل در آن منعکس گردد.

تنظیم و استفاده از نمودارهای جایگزینی

هدف اصلی از تهیه و تنظیم نمودارهای جایگزینی، پاسخ به این سئوال است که در آینده چه کسی جایگزین دیگری میشود؟

یک روش ساده برای تهیه و تنظیم فرمهای جایگزینی استفاده از نمودارهای کارگزینی است. با استفاده از این نمودارها میتوان مشاغل مهمی را که درحال حاضر جانشینانی برای آنها پیدا نشده، شناسایی کرد و اقدامات لازم را برای پیش بینی جانشینان احتمالی انجام داد.

ب- پیش بینی عرضه خارجی

سازمانها باید این واقعیت را بپذیرند که تمامی پستها و مشاغل خالی آتی را نمیتوانند با نیروهای موجود پر کنند. برخی از مشاغل آینده، ما را با کمبود نیروی انسانی متخصص مواجه خواهد ساخت. برخی مشاغل ممکن است در سطوح پایین سازمانی باشند که باید نیروهای جدید برای انجام آنها استخدام کرد.

بررسی نیازهای خارجی

منظور از نیازهای خارجی، میزان و نوع تخصصهای مورد نیاز است که در داخل سازمان وجود ندارند و باید آنها را از خارج سازمان تأمین کرد. سازمانها همواره بدلیل توسعه اهداف و فعالیتهای خود نیازمند تامین بخشی از نیروهای خود از خارج سازمان هستند، ولی میزان نیاز به افرادی برای پر کردن پستهای بالای سازمانی بستگی به نوع  و میزان فعالیتهای سازمان و مدیریت برای آموزش و آماده سازی منابع داخلی دارد. اگر درسازمان توسعه و غنی سازی شغلی به اندازه کافی صورت گیرد، نیاز به استخدام نیروی جدید برای مشاغل مدیریت و سرپرستی کمتر خواهد شد.

بررسی عرضه خارجی

برای پیش بینی عرضه منابع انسانی بدون مهارت و یا با مهارتهای کم میتوان با نگاهی به روزنامه ها روند رشد بیکای در یک جامعه را بررسی کرد و نوع و میزان منابع انسانی آماده به کار را درآینده پیش بینی نمود.

بسیاری از صاحبنظران بر این عقیده اند که برای جایگزینی نیروی انسانی مورد نیاز در  آینده بهتر است به سازمانهای مشابه مراجعه شود. این توصیه به ویژه درمورد جایگزینی مشاغل مدیریت و سرپرستی عنوان شده است. زیرا معمولا در سازمانها افرادی که بالقوه دارای استعداد احراز پستهای مدیریتی هستند، ناشناخته می مانند.

بررسی واکنش جامعه

مردم یک جامعه ممکن است به بعضی مشاغل و فعالیتها علاقه بیشتر ازخود نشان دهند و به بعضی دیگر علاقه کمتر، اما هر دو نوع رفتار و عکس العمل، در زمانها و مکانهای مختلف، متفاوت است.

بررسی جمعیت شناسانه (دموگرافیک)

روند رشد جمعیت برای برنامه ریزان کاملا روشن است و آنان میتوانند از سالها قبل اثرات آن را بر عرضه نیروی انسانی به بازار کار در آینده در نظر گرفته و اقدامات لازم را انجام دهند.

مرحله سوم- پیش بینی نحوه تطبیق عرضه و تقاضای نیروی انسانی در آینده

پس از پیش بینی عرضه و تقاضای نیروی انسانی آینده، باید عملیات اصلاحی را برای رسیدن به هدف هماهنگی و تطبیق بین عرضه و تقاضای نیروی انسانی در آینده آغاز کرد.

برخی از این عملیاتهای اصلاحی عبارتند از:

الف- استخدام نیروهای جدید

درصورتیکه پیش بینی ها نمایانگر کمبود نیروی انسانی مورد نیاز سازمان در بازار کار آینده باشند و نیز پیش بینی شود که سازمان نمیتواند بین عرضه و تقاضای نیروی انسانی در آینده تعادل ایجاد کند، برنامه ریزی برای جذب، گزینش و استخدام نیروی انسانی مورد نیاز در آینده ضرورت می یابد.

ب- آموزش وآماده سازی

تجزیه و تحلیل روند بازار کار، درآمد و مهارتهای مورد نیاز در آینده به منظور آماده سازی کارکنان برای رسیدن به اهداف و برنامه های آینده سازمان میتواند در تطبیق یا تعادل عرضه و تقاضای  نیروی انسانی در آینده موثر باشد. این آموزشها باید در جهت ایجاد و ارتقای سطح دانش و مهارت کارکنان اجرا شوند.

ج- مدیریت حرفه های شغلی

مدیریت حرفه های شغلی هم به نفع کارکنان است و هم به نفع کارفرمایان، زیرا بدین وسیله کارکنان در طول خدمت خود در یک شغل ثابت  نمی مانند، بلکه با برنامه ریزی شغلی در مسیر مشخصی قرار می گیرند.

د- بهبود سیستمها و روشها

در اغلب سازمانها به دلیل استفاده از روشهای غلط در امور صنعتی، تولیدی و خدماتی میزان نیاز به نیروی انسانی را افزایش میدهند و از سوی دیگر، بر کیفیت و کمیت کالا و خدمات ارائه شده نتایج نامطلوبی بر جا میگذارند. بنابراین مدیران ضمن اصلاح سیستمها و روشهای کاری خود باید زمینه های لازم برای استفاده بهتر از تخصص کارکنان خود را فراهم سازند.

هـ- کاهش نیروی انسانی

در صورتیکه پیش بینی های مربوط به آینده نمایانگر این موضوع باشد که سازمان در آینده با تورم نیروی انسانی مواجه میشود، کارشناسان امور پرسنلی باید برای کاهش نیروی انسانی در آینده برنامه ریزی کنند. برای مثال اگر پیش بینی شود که در آینده به دلیل محدود شدن اهداف سازمان و یا استفاده از ماشین آلات و ابزار جدید نیاز به نیروی انسانی کاهش خواهد یافت باید از همان موقع به فکر تجدید نظر در استخدامهای جدید و نیز بازآموزی و کاریابی کارکنان اضافی در آینده بود.

                                                                                                       

1.Manpower Planning/ Human Resource Planning