مدیریت منابع انسانی

این وبلاگ برای نشر مطالب نویسنده وبلاگ و ترجمه های وی از متون انگلیسی پیرامون رشته مدیریت و بخصوص مدیریت منابع انسانی، ایجاد شده است.

ارزشیابی عملکرد کارکنان
ساعت ٩:٥۳ ‎ق.ظ روز چهارشنبه ۱٤ دی ۱۳٩٠  کلمات کلیدی:

مدیریت منابع انسانی/ دکتر ابطحی/ خلاصه فصل 8

اثربخشی1: رسیدن به اهداف؛

کارایی2: نسبت داده ها به ستاده ها دریک نظام سازمانی؛ (عامل دیگری که در کارایی علاوه بر رسیدن به هدف مطرح است هزینه های مربوط به انجام کار یا رسیدن به هدف میباشد)

در ارزشیابی کارکنان دقیقاً همین عوامل مطرح هستند، یعنی اینکه کارکنان با صرف چه میزان وقت، نیرو، مواد اولیه و... که نهایتا درهزینه ها منعکس می شوند، به اهداف کار خود میرسند.

تعریف: ارزشیابی حرکتی است که بوسیله آن سازمان عملکرد کارکنان را در مسئولیتهایی که بعهده دارند، بررسی کرده و میسنجد.

ارزشیابی از یک طرف به سنجش چگونه کار کردن و مسئولیت کارکنان میپردازد و از طرف دیگر، برخی از خصوصیات شخصی آنان را مورد سنجش قرار میدهد. در اینجا باید این نکته را یادآور شد که در ارزشیابی های معمول، غالبا از استعدادهای بالفعل کارکنان و رفتارهای ظاهری ارزیابی میشود، در صورتیکه انسانها دارای استعدادهای بالقوه و رفتارهای غیرمشهود نیز میباشند که باید مورد توجه قرار گیرند.

بنابراین، ارزشیابی کارکنان مراحلی رسمی است برای سنجش و آگاه ساختن کارکنان در مورد نحوه کار، مسئولیتهای محول وخصوصیات مورد نظر و همچنین، شناخت استعدادهای بالقوه آنان به منظور شکوفایی آنان در ابعاد مختلف.

اهداف ارزشیابی عملکرد کارکنان

اولین و مهمترین هدف: آگاه ساختن کارکنان از نحوه کارکردن، انجام دادن وظایف و مسئولیتها و رفتارهای آنان

اهداف دیگر عبارتند از:

  • تشخیص نیازهای آموزشی کارکنان
  • طراحی صحیح مشاغل
  • ایجاد شیوه صحیح نقل و انتقالات و ترفیعات و انتصابات
  • ایجاد عدالت استخدامی
  • ایجاد یک نظام منطقی تشویق و تنبیه
  • تهیه طرحهای پرداخت براساس بهره وری
  • رفع نارسایی های مربوط به شیوه های نیرویابی، جذب و گزینش
  • تقویت نظام ارتباطی بین مدیران و کارکنان

معیارهای ارزشیابی

معیارهای کاری: شرایطی است که برای موفقیت آمیز بودن کار لازم است؛ ازقبیل سن، جنس، تحصیلات، تجربه و سایر شرایط احراز شغل.

معیارهای اخلاقی: عبارتند از صفات و خصوصیات خوب انسانی؛ مانند اعتماد به نفس، ادب، صداقت و... که صرفنظر از اصول اعتقادی و مذهبی مورد پذیرش همه انسانهای عاقل و سالم است.

معیارهای ارزشی: ریشه در جهان بینی انسان دارند. در واقع عبارت است از ارزشیابی انسان و اعطای پاداش به او و اعمال مجازات درحق وی بر اساس عملکرد او.

ارزشیابی عینی یا ذهنی3 ؟

منظور از عینی آن است که از نظر دیگران هم قابل تصدیق و تأیید است. ارزشیابی های عینی، معمولا درمورد عوامل مشهود و قابل رؤیت از قبیل کمیت و کیفیت کار، مسئولیتها و... انجام میشوند و به همین دلیل از اعتبار بالایی برخوردارند.

ارزشیابی ذهنی مورد تأیید و تصدیق دیگران نیست. معمولا این روش ممکن است داوریهای شخصی سرپرست از مرئوس خود باشد. به همین سبب هم ارزشیابی ذهنی، اعتبار کمتری دارد.

انحرافات در ارزشیابی عملکرد کارکنان

1- قضاوتهای شخصی (خطای هاله ای)

این قضاوتها ممکن است به دلایلی ذهن انسان را له یا علیه انسانی دیگر سوق دهد.

مثلا اگر سرپرستی مرئوس خود را حتی به یکی از صفات خود دوست داشته باشد یا نداشته باشد هر دو حالت ممکن است در نحوه ارزشیابی دخیل باشند.

2- تمایل به ارزشیابی متوسط (خطای گرایش به مرکز)

برخی سرپرستان یا مسئولان ارزشیابی تمایل چندانی به ارزشیابی واقعی کارکنان ندارند و میکوشند آنان را با در نظر گرفتن امتیازات متوسط بسنجند.

این مشکل زمانی شدت می یابد که واحد پرسنلی سازمان دلایلی را برای در نظر گرفتن امتیازات بسیار بالا یا بسیار پایین ازمسئولان ارزشیابی و سرپرستان طلب کند.

3- سختگیری های بی مورد

برخی سرپرستان یا مسئولان ارزشیابی ممکن است بیش از اندازه در نحوه ارزشیابی وسواس به خرج داده یا سختگیریهای بی مورد داشته باشند. این افراد معمولا برای کارکنان امتیازات با درجات پایینی را در نظر میگیرند. به اینگونه ارزشیابان و سرپرستان توصیه میشود که ضوابط ارزشیابی را تا حد امکان روشن و یکدست کرده تا از بی دقتی و یا سختگیری بیجا جلوگیری شود.

4- معیارهای فرهنگی ارزیاب

سرپرستان و مسئولان ارزشیابی معمولا کار خود را با توجه به معیارهای فرهنگی خاص خود انجام میدهند. این کار ممکن است آگاهانه یا ناآگاهانه صورت پذیرد. برای مثال، اگر ارزیابان در نتیجه باورهای فرهنگی خود به افراد مسن تر احترام بگذارند، در آن صورت ممکن است آن را در ارزشیابی نیز دخالت دهند.

5- گرایش به تبعیض

برخی سرپرستان یا مسئولان ممکن است آگاهانه یا ناآگاهانه تحت تأثیر عواملی از قبیل ملیت، رنگ، نژاد و... تبعیضاتی را در ارزشیابی روا دارند. برخی ممکن است حتی به جنسیت کارکنان نیز حساس باشند و در ارزیابی ها برای کارکنان زن امتیازات پایین تری در نظر بگیرند.

6- تأثیر رفتارهای آخر سال کارکنان

در ارزشیابی های ذهنی که عوامل روشن و یکنواختی ندارند، معمولا سرپرستان یا مسئولان ارزشیابی، تحت تأثیر آخرین رفتارهای خوب یا بد کارکنان قرار میگیرند. در صورتیکه باید با توجه به رفتاری قبلی آنان در طول دوره ارزشیابی آنها را بسنجند.

چه کسانی باید ارزشیابی کنند؟

ارزشیابی کارکنان را به شیوه سنتی بیشتر سرپرستان مستقیم انجام می دادند اما امروزه علاوه بر سرپرستان مستقیم، کارشناسان ارزشیابی، خود کارکنان، همکاران و در صورت لزوم مدیران رده بالاتر سازمان نیز این کار را انجام میدهند.

ارزشیابی توسط سرپرستان مستقیم (ارزشیابی پدرانه)

محاسن:

 - شناخت دقیق تر سرپرستان مستقیم کارکنان ازچگونگی کار کردن آنها و مسئولیتهای محول به آنان

 - آگاهی از شرایط کاری و اثرات آن بر کیفیت و کمیت نتایج کار

معایب:

 - اعمال نظرهای آگاهانه یا ناآگاهانه سرپرستان مستقیم

 - این ارزیابی ها معمولا دردوره های یکساله انجام میگیرند و در سازمانهایی که زمان تصدی سرپرستان کمتر از یک سال باشد و یا سرپرست مستقیم یکی دو ماه قبل از زمان ارزشیابی برای سرپرستی واحدی انتخاب شود، از اعتبار کار ارزشیابی کاسته میشود.

ارزشیابی بوسیله کارشناسان امور پرسنلی

از این نوع ارزشیابی درسازمانهای "ماتریسی" که کارکنان سرپرست مستقیمی ندارند، استفاده میشود. بدین ترتیب که کارکنان ممکن است طی سال در برنامه های مختلفی کار کرده باشند، که در پایان هر برنامه به وسیله مدیر طرح ارزشیابی می شوند و نتایج آن به اداره امور پرسنلی سازمان فرستاده میشود. در زمان ارزشیابی سالانه، کارشناسان در واحد امور پرسنلی، با استفاده از گزارشهای دریافتی، کارکنان را ارزشیابی کرده و نقاط قوت و ضعف شان را مشخص میکنند.

ارزشیابی بوسیله همکاران

این نوع ارزشیابی از روشهای معتبر و قابل قبول قلمداده میشود، زیرا معمولا همکاران، یکدیگر را بهتر میشناسند و به نقاط قوت و ضعف یکدیگر بیشتر آشنا هستند. در این روش میانگین نظرات همکاران در کل ارزشیابی لحاظ میگردد.

ارزشیابی بوسیله زیردستان

این ارزشیابی معمولا برای ارزشیابی سرپرستان و مدیران مورد استفاده قرار میگیرد. در این روش نیز میانگین نظرات زیردستان را در نتیجه ارزشیابی دخالت میدهند.

ارزشیابی بوسیله سرپرست کل

سرپرستان کل به دو طریق می توانند در ارزشیابی کارکنان دخالت داشته باشند:

- تأیید و امضای نظر سرپرست در مورد مرئوسان پس از حصول اطمینان از صحت ارزشیابی ها

- دخالت مستقیم در ارزشیابی که آن را ارزشیابی "پدربزرگ" مینامند.

از این روش زمانی استفاده میشود که هدف، مقایسه کارکنان با یکدیگر و انتخاب برخی از آنان برای مشاغل بالاتر باشد.

ارزشیابی توسط مراکز مشاوره و راهنمایی کارکنان

مزایای استفاده از این روش آن است که معمولا این مراکز موظف اند علاوه بر استعدادهای بالفعل، استعدادهای ذاتی و بالقوه کارکنان را هم شناخته و آنها را در ارزشیابی ها لحاظ کنند. همچنین، شایستگی برای ترفیع را نیز مورد بررسی قرار دهند. این مراکز با استفاده از آزمونهای گوناگون، تمرینهای گروهی و مصاحبه های ارزشیابی، ارزشیابی کارکنان را به نحو شایسته تری انجام میدهند.

روشها و فنون ارزشیابی عملکرد کارکنان

روش رتبه بندی4

در این روش کارکنان را به طور کلی و ذهنی بر اساس عوامل مورد نظر در ارزشیابی، بیشتر با توجه به عناوین شغلی میسنجند و با مقایسه تک تک افراد با یکدیگر، آنان را رتبه بندی کرده و نتیجه را در فهرستی قرار میدهند.

این روش به دلایل زیر نمیتواند روش دقیقی برای ارزشیابی کارکنان تلقی شود:

 - در این روش به عوامل ارزشیابی کارکنان جداگانه توجه نمیشود،

 - این روش در سازمانهاو واحدهای بزرگ قابل استفاده نیست، زیرا تعداد مقایسه ها در این سازمانها بسیار زیاد خواهد بود.

روش درجه بندی5

گاهی به این روش، روش توزیع اجباری نیز میگویند. در این روش طبقاتی را برای ارزشیابی کارکنان در نظر میگیرند، که این طبقات کاملا تعریف شده و مشخص هستند.

روش درجه بندی را گاهی به صورت تلفیقی با روش توزیع اجباری به کار می برند؛ یعنی ممکن است مثلا برای طبقه بندی کارکنان و بر اساس تصمیم گروه ارزشیابی، در یک سازمان از منحنی نرمال استفاده کنند.

مزیت این روش، اعمال نظر افرادی است که کار ارزشیابی را به عهده دارند و به همین دلیل ممکن است آنان استقبال چندانی از استفاده از منحنی نرمال نکنند، بخصوص کسانی که معمولا کارکنان را همواره متوسط ارزیابی میکنند.

مقیاسهای گرافیکی

در این روش مقیاسهایی را برای سنجش عوامل مورد نظر تعیین میکنند تا بتوانند در ارزشیابی آنها را بکار گیرند. این روش تقریبا شبیه روش مقایسه فرد با فرد است؛ با این تفاوت که در اینجا به جای نظرخواهی کلی از ارزیابان، ارزشیابی با استفاده از "تعاریف" صورت میپذیرد.

انتخاب عوامل اصلی و فرعی مورد ارزشیابی بستگی کامل به فرهنگ سازمانی و ارزشهای مورد قبول در جامعه دارد. دربرخی جوامع، عوامل اصلی مورد ارزشیابی را به دو دسته کلی تقسیم میکنند:

- "صفات و خصوصیات اختصاصی12" کارکنان مانند طرز برخورد، درجه وابستگی به سازمان

- "نحوه مشارکت13 در انجام دادن وظایف و مسئولیتها" مانند کیفیت و کمیت کار

بررسی نامه (چک لیست)6

از این روش، برای کاهش بار مسئولیت مدیران و سرپرستان استفاده میشود که در آن ارزشیابان، افراد مورد نظر را ارزشیابی نمیکنند، بلکه تقریبا گزارش را در مورد آنان تکمیل میکنند و آنگاه ارزشیابی واقعی را کارشناسان مربوط در اداره پرسنلی انجام میدهند.

برخی معایب این روش عبارتند از:

 - مشکل مربوط به اختصاص امتیاز به سئوالات طرح  شده؛

 - برای ارزشیابی کارکنان در مشاغل متفاوت باید فرمهای گوناگون تهیه و تنظیم شود.

بی اطلاعی ارزشیابان از ارزش پاسخهای مثبت و منفی نیز از مزایای این روش است.

انتخاب اجباری7

در این روش بر خلاف روشهای گذشته، ارزشیابان به هیچ وجه نمیتوانند نظری به نفع یا ضرر ارزشیابی شوندگان اعمال کنند. در استفاده از این روش ارزشیابان ناچارند تا به یکی از دو سئوال مطرح شده پاسخ دهند که هر دو سئوال ممکن است مثبت یا منفی باشد.

وقایع حساس8 (بحرانی)

در این روش وظیفه اصلی سرپرست یا ارزشیاب، مشاهده و ثبت و ضبط رفتارهای غیرمتعارف مثبت و منفی فرد موردنظر میباشد.

ثبت و ضبط رفتارهای مثبت و منفی کارکنان در زمانهای مختلف میتواند دلایل تصمیم گیریهای بعدی را در مورد فرد توجیه کند، مشروط بر اینکه سرپرست یا ارزشیاب در فواصل معینی نقاط مثبت و منفی رفتارهای کارکنان رابه آنان منعکس کند.

ارزشیابی خویشتن9

در این روش، کارکنان خود به ارزیابی خویش میپردازند و نقاط قوت و ضعف خود را مشخص میکنند. مشکلات استفاده از این روش، تن ندادن برخی کارکنان به این کار و صحت و اعتبار نظرات داده شده است.

در این روش از کارکنان خواسته میشود که کار و رفتار خود را در مقایسه با معیارهای کاری و رفتاری مقایسه کرده و نظر دهند؛در اینصورت باید معیارهای کار و رفتار مورد نظر را برای آنان روشن ساخت. در برخی سازمانها از کارکنان خواسته میشود که علاوه بر تکمیل فرم مورد نظر خود را برای شرکت در مصاحبه ارزشیابی آماده کنند که گروهی مرکب از نمایندگان سازمان، مدیریت و کارکنان آن را انجام میدهند.

مدیریت بر مبنای هدف10

هدف اصلی استفاده از این روش، مشارکت رئیس و مرئوس در برنامه ریزی و تعیین اهداف آینده شغلی کارکنان است که با توافق دو جانبه صورت میگیرد. در این صورت کارکنان انگیزه بیشتری برای رسیدن به اهدافی که درتعیین آنها همکاری داشته اند، نشان خواهند داد.

ارزشیابی روانی11

بسیاری از سازمانها، روانشناسانی را به صورت تمام وقت استخدام میکنند تا در ارزشیابی کارکنان از آنان استفاده شود. نقش این روانشناسان در واقع سنجش استعدادهای بالقوه کارکنان برای شکوفایی آنهاست، نه فقط ارزشیابی استعدادهای بالفعل.

استفاده از این روش مستلزم وقت و نیرویی بیش از روشهای دیگر است و غالبا برای ارزشیابی مدیران جوان در سازمانها بکار گرفته میشود.

نکته قابل ذکر در اینجا این است که کارکنان به سبب کنجکاوی روانشناسی نگرش چندان مثبتی به این روش ندارند، مگر اینکه استفاده از این روش همراه با مشاوره و راهنمایی کارکنان باشد.

تنگناهای ارزشیابی عملکرد کارکنان

گاهی ارزشیابان به دلیل آشنایی قبلی با کیفیت و کمیت کار افراد مورد نظر، ارزشیابیهای سالانه را امری کم اهمیت تلقی کرده و فعالانه در آن شرکت نمیکنند. بنابراین لازم است که ضمن جلب همکاری ارزشیابان، آموزشهایی را نیز در زمینه های مربوط برای آنان درنظر گرفت. و در بسیاری از سازمانها لازم است تا علاوه بر این، برای اطمینان بیشتر مصاحبه های ارزشیابی نیز صورت گیرد.

آموزش ارزشیابان

دو نکته اساسی که در ارزشیابی وجود دارد عبارتند از: استنباط ارزشیابان از مقوله ارزشیابی و دیگری منطق و استواری در نظریات ارائه شده. دراغلب سازمانها به منظور تفهیم روشها، اهداف وعوامل مورد نظر در ارزشیابی، دفترچه راهنمای ویژه ای تهیه و تنظیم میشود و در اختیار کارکنان قرار میگیرد. علاوه بر این، برای ارزشیابان نیز کلاسهای آموزشی ویژه ای تشکیل میگردد.

مصاحبه های ارزشیابی

این مصاحبه ها برای اطلاع رسانی به کارکنان از نتایج ارزشیابی ها و احیانا حل اختلاف نظر بین ارزشیابان و ارزشیابی شوندگان صورت میگیرند که گاهی ممکن است در این بین استعدادهای بالقوه کارکنان نیز سنجیده شود.

مصاحبه های ارزشیابی، روشها وتدابیر مختلفی دارند:

ممکن است به شخصی که امتیازهای کمی در ارزشیابی کسب کرده، فرصت داده شود تا دلایل، مشکلات وموانع فراروی خودرا در راه انجام کار قابل قبول تشریح کند.

ممکن است تدابیر حل مشکل مورد استفاده قرار گیرند.در این روش سعی میشود تا مسایل و مشکلاتی که به نظر مدیران و سرپرستان مانع از خوب کارکردن میشوند، شناخته و رفع گردد.

                                                                                                        

1.Effectiveness                                   2.Efficiency                         3.Objective or Subjective Evaluation

4.Ranking System                              5.Grading System                6.Chek List

7.Forced-Choice                                8.Critical Incidents              9.Self Evaluation

10.Management By Objectives           11.Psychological Evaluation  12.Characteristics

13.Contributions